Tips y recomendaciones para que audites electrónicamente tus operaciones de comercio exterior [Parte 2]

Esta es la continuación de nuestro blog del pasado 18 de octubre, aquí el link (Parte 1) para los que no lo leyeron ésta primera parte en donde hablamos de qué es la Glosa Data Stage, cómo obtener la Matriz de Seguridad, en su caso, renovarla y qué podemos hacer con nuestra información de comercio exterior.

En ésta segunda parte, la intención es platicar sobre cómo se conforma el archivo en formato ASCII que ya reciben los que tienen su autorización, o bien, qué es lo van a recibir aquellos que apenas solicitaron su información de comercio exterior a través de la Glosa Data Stage.

Recepción de la Glosa Data Stage

Bueno, la Glosa Data Stage prácticamente se recibe sin mayor problema vía correo electrónico y esto ocurre cada mes. Sólo como dato cultural, para los que son millenials, deben saber que no siempre fue así, hace algunos años para recibir nuestra información, había que solicitarla a través de una gestión que se hacía presencialmente, en la aduana local, o bien, presentándola en la CDMX. Y había que adjuntar, primero un diskette de 3 ½ y posteriormente un CD, para que ahí nos guardarán nuestros archivos y los recibíamos por mensajería. También he de mencionar que no se recibían todos los campos del pedimento sino principalmente el que contenía la información de las partidas y no completa.

Así que, después del pequeño breviario cultural. Pues hoy la información es enviada vía correo electrónico, a los autorizados (recuerda que te comentamos en nuestra primera parte que era importante asegurarnos de que dicha información se encuentre actualizada, ya que, en caso de no ser así, cuando por rotación de personal hay movimientos, puedes dejar de recibirla. Te recomendamos leer nuestro blog anterior con este tema).

Muy bien, la información es enviada en un archivo, como ya comentamos vía correo electrónico. el cual es enviado por la Administración de Planeación Aduanera 2, los primeros 10 días hábiles del mes. Este archivo llega en un formato de texto plano, contenidos en una carpeta comprimida. Por lo que el primer paso es descomprimirla y a partir de ello tener acceso a los 26 archivos de texto plano, que integran dicha carpeta. Cabe mencionar que se identifica con el número de folio con el que se genera automáticamente la solicitud, ejemplo XXXXXX_solicitudes.zip

Previamente llegará un aviso de que la solicitud ha sido generada y en días posteriores, se estará recibiendo la información. Una vez que llega ésta, tenemos que verificarla ya que en caso de errores o que no venga adjunta, tenemos sólo 3 días para solicitarla que se envíe de nuevo. Es caso de que no lo solicitemos siguiendo este procedimiento y sea posterior al plazo señalado, se generará como un reproceso y habrá que esperar varias semanas para recibirla.

¿Cómo llega mi información?

La carpeta que contiene nuestra información incluye un total de 26 archivos en formato de texto plano o ASCII. De los cuales 25 corresponden a la información a nivel pedimento y partida y un último que se denomina “Resumen”. En realidad, éste último únicamente contiene los datos de la fecha inicial y final, así como hora de ejecución, de cuando se corrió el proceso para extraer la información, entre otros datos. Por lo que rara vez consultaremos dicho archivo.

Ahora bien, los otros 25 archivos se componen de tablas: a nivel pedimento (16 tablas) a nivel partida (9 campos), que en realidad estos son nuestros insumos para hacer análisis. Dichas tablas están integradas por cada uno de los campos del pedimentos, y se organizan de la siguiente manera:

Campo

Descripción

Nivel

501

Datos Generales

Pedimento

502

Transporte

Pedimento

503

Guías

Pedimento

504

Contenedores

Pedimento

505

Facturas

Pedimento

506

Fechas del pedimento

Pedimento

507

Casos (identificadores)

Pedimento

508

Cuentas aduaneras de garantía

Pedimento

509

Tasas

Pedimento

510

Contribuciones

Pedimento

511

Observaciones

Pedimento

512

Descargos

Pedimento

520

Destinatario

Pedimento

701

Rectificaciones

Pedimento

702

Diferencias de contribuciones

Pedimento

Sel

Selección automatizada

Pedimento

551

Partidas

Partida

552

Mercancías

Partida

553

Permisos (RRNA)

Partida

554

Casos (identificadores)

Partida

555

Cuentas aduaneras de garantía

Partida

556

Tasas de las contribuciones

Partida

557

Contribuciones

Partida

558

Observaciones de la partida

Partida

Inci

Incidencias del  reconocimiento aduanero

Partida

Es importante mencionarte que, para hacer la conversión de estos archivos de texto plano y migrarlos a un formato de hoja de cálculo que haga más amigables nuestra revisión, esto se puede hacer por diversas vías:

  1. Mediante una conversión manual, un poco laboriosa, pero perfectamente funcional.
  2. En un proceso automático a través de algunos sistemas, individuales, o bien, por medio de tu sistema de Anexo 24, que seguramente te permite alimentar la Glosa Data Stage y hacer la conversión de estos a formato hoja de cálculo.
  3. O bien, utilizar nuestra aplicación de TL – Glosa que permite además de convertir, generar reportes integrados, tales como: resumen de contribuciones pagadas y su acumulado para Finanzas, reporte de auditoría, donde integramos en un mismo archivo electrónico los principales campos incluidos en el Anexo 19, para que Comercio Exterior pueda realizar la revisión y auditoría rápida, o un reporte de INCOTERMS, para revisión de incrementables, entre otros. Es decir, te ahorramos el esfuerzo de tener que convertir de manera individual cada campo, y a cambio obtener en un sólo archivo de hoja de cálculo dichos campos. Por otro lado, integramos el campo de Rectificaciones, dentro del mismo archivo, para que no pierdas tiempo en identificar y vincular el pedimento original y el rectificado, que en la información original viene por separado (campo 701).

 

¿Y la Glosa Data Stage es sólo para Comercio Exterior?

No!, es sumamente importante que la información esté al alcance de Finanzas y Comercio Exterior. Particularmente para el área de Finanzas le brinda los siguientes beneficios:

  • Resumen global de las operaciones de importación y exportación, en un formato Excel.
  • Obtener la sumatoria de valores  de las importaciones y exportaciones (declarado en pedimento).
  • Soporte para el área contable de los impuestos pagados, determinados, en su caso, pendientes de pago.
  • Conciliar  el valor de compras al extranjero versus valor comercial de importación.
  • Conciliar  el valor de ventas al extranjero versus valor comercial de exportación.
  • Conciliar el valor agregado declarado en pedimentos de retorno versus servicios de maquila facturados al extranjero, tratándose de empresas IMMEX que operan bajo la figura de maquila.

Algunos de los errores más recurrentes que hemos encontrado, cuando la información no se revisa o no se comparte con el área de Finanzas son:

a) Hay diferencia entre las ventas y compras asentadas en la Declaración ISR vs lo declarado en pedimentos y que se puede extraer de la GLOSA Data Stage.

Recomendación: enviar resumen mensual de operaciones al área de Finanzas para que haga confronta contra las compras del extranjero y la facturación de productos y/o servicios a sus clientes extranjeros.

b) En el caso de las empresas que operan bajo la modalidad de maquila, se generan diferencias en el Valor Agregado asentado en la Declaración ISR vs el campo 16 del bloque de PARTIDAS y que fácilmente se puede validar a través de la GLOSA Data Stage.

Recomendación: revisión mensual, bimestral o trimestral (cada uno decidirá lo que resulte más conveniente) de los montos determinados a través de la facturación al extranjero por los servicios de maquila, con lo manifestado en los pedimentos.

Entonces es muy importante que la información se comparta entre ambos departamentos, y que incluso, en la lista de los correos autorizados, siempre recomendamos que se incluya a una persona del área de Finanzas.

La integración y generación de la información o reportes, también será un tema a resolver internamente, porque cada área realizará el análisis con un distinto enfoque. A Finanzas, le interesa conocer cuanto se pagó de IVA, tanto en efectivo [Forma de pago “0”] como con Crédito Fiscal o garantía [Forma de pago “21” o “22” respectivamente] para las que son IMMEX y además certificadas y/o que tienen una garantía), IGI, eventualmente IEPS, DTA, Prevalidación, quizás Fletes.

Mientras que, a Comercio Exterior, le interesa verificar cuantos pedimentos tramitó para asegurarse que recibió la totalidad de expedientes electrónicos, conciliar con su Anexo 24 para las que son IMMEX, validar los pedimentos de exportación contra los reportes de descargos que sube a Anexo 31, revisar rectificaciones o información a nivel partida de sus pedimentos, entre otros.

Si tú no eres IMMEX o tu Anexo 24 no convierte los archivos de texto plano, en un formato de hoja de cálculo, y te interesa conocer nuestra aplicación, envíanos un correo a info@tradelink.mx y con mucho gusto te contactaremos para hacerte llegar la información.

Con esto cerramos este segundo blog dedicado al análisis y uso de la Glosa Data Stage, en la siguiente publicación, ya revisaremos los campos que sugerimos revisar y/o cruzar para que puedas llevar a cabo una revisión y/o auditoría electrónica de tus operaciones de comercio exterior.

Excelente arranque de semana y de mes para subir descargos, para los que reportan a SCCCyG bimestralmente.

Silvia Rodríguez

Comercio Exterior y Aduanas

Tradelink Strategies

srodriguez@tradelink.mx

Quiénes somos

Somos una firma de consultoría en constante innovación, que ofrece servicios integrales de alta calidad y sustentables para las empresas.

Contacto

Open chat